La question revient souvent chez les gestionnaires d’ASA : les factures doivent-elles obligatoirement être envoyées à l’adresse du siège de l’association ?

❌ Ce que dit la loi

Aucune disposition légale – ni dans le Code rural et de la pêche maritime, ni dans d’autres textes – n’impose que les factures soient envoyées au siège statutaire de l’ASA.
Il s’agit d’un choix de gestion interne, qui peut varier selon l’organisation de chaque association.

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✅ Ce que permet la pratique

L’ASA peut désigner librement l’adresse à laquelle elle souhaite recevoir ses factures :

• au siège statutaire, si celui-ci est encore utilisé comme centre de gestion ;
• au domicile du président, si c’est lui qui centralise les documents ;
• au secrétariat administratif, notamment lorsque l’ASA bénéficie du service mutualisé proposé par Nantes Métropole.

Ce dernier cas est souvent recommandé pour simplifier la gestion et éviter les transferts manuels.

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🧾 Pourquoi envoyer les factures directement au secrétariat de l’ASA ?

Pour toutes les ASA, le paiement des factures est obligatoirement réalisé par le Service de Gestion Comptable (SGC) de la DGFIP, qui agit en qualité de payeur public.

Conformément aux règles en vigueur, tous les échanges avec le SGC doivent être entièrement dématérialisés.
👉 Aucune ASA ne peut transmettre directement des documents au SGC, ni par courrier papier, ni par mail.
Un intermédiaire habilité est toujours requis.

Dans le cas des ASA ayant signé une convention avec le secrétariat mutualisé de Nantes Métropole, celui-ci agit comme prestataire administratif et tiers de confiance. Il :

• reçoit les factures originales des fournisseurs,
• établit un bordereau de mandatement,
• le fait valider par le président de l’ASA (ordonnateur),
• et transmet l’ensemble via un flux informatique sécurisé au SGC, pour traitement dans Hélios, le système comptable de l’État.

👉 Si les factures sont envoyées d’abord au président, celui-ci doit les transférer au secrétariat, ce qui retarde le traitement, multiplie les manipulations, et augmente le risque d’erreurs ou de perte.

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✋ Le président peut-il refuser une facture ?

Oui. En tant qu’ordonnateur, le président de l’ASA valide ou refuse le mandatement proposé par le secrétariat.
Il intervient après réception de la facture par le secrétariat, au moment où celui-ci soumet le bordereau à sa signature.

Le président peut refuser le mandatement s’il constate que :

• la prestation n’a pas été effectuée conformément au devis ou au contrat,
• le montant facturé est inexact,
• la dépense n’a pas été autorisée par l’ASA ou sort du cadre prévu.

👉 Dans ce cas, il doit motiver son refus par écrit, ce qui bloque la procédure de transmission au SGC. Aucun paiement ne peut être effectué sans sa validation.

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📌 Recommandations pratiques

• Indiquer systématiquement l’adresse de facturation souhaitée sur les devis, bons de commande ou contrats.
• Informer les fournisseurs dès la commande :
  « Facture à adresser à :
  ASA [Nom de l’ASA] [N° de l’ASA]
  DEP Secrétariat des ASA
  44923 NANTES Cedex 9 »
• Limiter les allers-retours manuels en privilégiant l’envoi direct au secrétariat.

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